[ad_1]
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
در بسیاری از سازمان ها و ادارات ، سرعت و دقت هر چه بیشتر در انجام کار ، یکی از موارد مهم و ضروری برای بالا بردن کیفیت کار محسوب می شود. در این میان مکاتبات اداری بین افراد یک سازمان از جمله مواردی است که سرعت در انجام اموری از این قبیل می تواند ، راندمان کاری را بیسار سرعت بخشد.
سیستم اتوماسیون اداری با خودکارسازی طیف وسیعی از فعالیت های اداری یک سازمان ، توانسته است امکان گردش مکاتبات در محیط درونی یک سازمان و حتی امور برون سازمانی را تحت پوشش قرار دهد. در واقع وجود نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند انواع ارتباطات را درون یک سازمان سهولت بخشد.
اما با توجه به ایتکه اصلی ترین و مهم ترین بخش یک نرم افزار اتوماسیون اداری ، عملکردی مشابه به دبیرخانه یک سازمان را دارد و در واقع می توان گفت سیستم اتوماسیون اداری برای جایگزین شدن عملیاتی که به صورت دستی و قدیمی درون سازمان ها و ادارات به کار گرفته میشد، به وجود آمده است ؛ برای توضیح این سیستم ها بهتر است ابتدا با مثالی واضح و واقعی از انجام امور اداری قابل انجام در دبیرخانه یک سازمان شروع کنیم. در هر سازمان یا اداره ، دبیرخانه واحدی است که عهده دار اداره کلیه کارهای دفتری است ، ازجمله نظارت بر انجام امور دریافت و ثبت و ارسال و نگهداری نامه ها و فرم ها و اسنادی که از واحد های دیگر سازمان و یا بیرون از سازمان ، وارد می شوند. همچنین نظارت دقیق بر توزیع نامه ها و بخشنامه ها و .. ، بایگانی اسناد و صدرو نامه های اداری از طریق سیستم های ثبتی مربوطه .
حال که تا حدودی با مفهوم اتوماسیون اداری آشنا شدیم ، میپردازیم به اهمیت و مزایای وجود نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان ها و ادارات.
از مزایای بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری ،موارد متعددی را میتوان نام برد که در ادامه این مقاله به تعدادی از آن ها اشاره خواهیم کرد.
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری
1- نرم افزار اتوماسیون اداری با به حداقل رساندن اشتباهات در فرآیند های ثبت و ارسال و نگهداری اسناد و مدارک موجود در سازمان ، موجب تسریع در امور اداری می شود.
2- اتوماسیون اداری با خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای اداری منجر به صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از آن میشود.
3- همچنین با صرفه جویی در مصرف کاغذ برای رد و بدل کردن نامه ها و اسناد اداری ، کمک شایانی به کاهش هزینه ها و حتی از دید زیست محیطی منجر به کاهش قطع درختان می شود.
4- مدیریت دقیق تر در امور کارمندان
5- بایگانی دقیق و مطمئن از اسناد و دسترسی هر چه راحت تر به آنها
از آنجا که مدیران موفق برای بهبود شرایط کاری و سوددهی بیشتر کسب و کار خود در ادارات و سازمان ها ، به دنبال ایده ها و بهترین راهکارها می باشند و بسیاری از ، این دسته از مدیران از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای رسیدن به اهداف و خواسته های شغلی خود بهره می برند. بسیاری از شرکت های نرم افزاری در زمینه ساخت نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت دارند و میتوان از طریق این شرکت ها با بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری آشنا شد و بهره گرفت.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب
نرم افزاهای اتوماسیون اداری از لحاظ نوع دسترسی متنوع می باشند. بعضی از این نرم افزارها تنها درون یک سازمان می توانند مورد استفاده قرار گیرند . به عبارتی این دسته از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در یک شبکه محلی قابل دسترسی می باشند. نوعی دیگر از این سیستم ها تحت عنوان نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب به شمار می آیند.
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با توجه به اینکه از لحاظ دسترسی محمدود به موقعیت جغرافیایی نمی باشد ، با سازماندهی فرآیندها ،امکان ایجاد بستری مناسب را در جهت انجام مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی و همچنین گردش نامه ها و فرم های اداری و از طرفی سرعت بخشیدن به انجام امور اداری در هر زمان و مکانی را فراهم می کند.
نکته دیگر در خصوص مزیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، حجم مدارک و اسنادیست که به مروز زمان در سازمان ها افزایش می یابد. دارا بودن آرشیو درست و دقیق و قابل دسترس بودن در هر زمان و مکانی به این اسناد به دلیل اهمیت اطلاعات ، نیازی دیگر برای وجود نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب برای سازمان می باشد.
بخشی در این نرم افزارها بایگانی آرشیو اطلاعات را به صورت الکترونیکی فراهم میکنند و نظارت لازم را روی این بخش دارند.
در دنیای امروز با توجه به گسترش کسب و کار در تمامی زمینه های شغلی و همچنین با پیشرفت علم و گسترش دانش و اطلاعات و به روز شددن تکنولوژی ، نیاز به مدیریت درست و هوشمندتنه ،جهت رسیدن به بیشترین بهرهوری از زمان و امکانات موجود برای به گردش درآوردن کار در سازمان ها و ادارات ، در حال حاضر از مهمترین موضاعات می باشد. امروزه استفاده از روش های قدیمی و کند به کلی منسوخ شده اند. به عبارتی برای پابرجا بودن و رقابت با مدیریت های امروزی می بایستی از روش های نوین مدیریت در زمان استفاده کرد. در سازمان ها و ادارات نیز به دلیل اهمیت صرفه جویی در زمان و انرژی ، این نیاز به خوبی درک شده و نرم افزار اتوماسیون اداری تا حد زیادی جوابگوی این موضوع بوده است.
[ad_2]
لینک منبع
